Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen

Notwendiges Übel oder doch ein nachhaltiger Mehrwert für jeden Event? Erfahrene Veranstalter oder Organisationskomitees kennen das Prozedere bereits. Je nach Dimension einer geplanten Veranstaltung verlangen immer mehr Behörden als Teil eines Bewilligungsverfahrens die Einreichung eines Sicherheitskonzepts. Unsere Spezialisten von DELTAgroup Consulting unterstützen in einem solchen Fall mit Ihrer langjährigen Erfahrung rund um die Konzeption und Betreuung von Veranstaltungen.

Marcel Hürlimann, Leiter Marketing & Verkauf

Was ist der Inhalt eines Sicherheitskonzeptes?

Veranstaltungs- und Organisationsbeschrieb

Ein professionelles Sicherheitskonzept definiert Schutzziele basierend auf den Erwartungen verschiedener Stakeholder und befasst sich in einem ersten Teil mit der Beschreibung des Events sowie der Organisation. Worum geht es? Handelt es sich um ein Konzert, eine Ausstellung, ein Dorffest oder eine Sportveranstaltung. Beschrieben wird das Veranstaltungsprogramm, das genutzte Gelände, erwartete Besucherzusammensetzung und die angedachte Nutzung fixer oder temporärer Infrastruktur. Diese ersten Informationen geben dem Leser eine Übersicht und legen den Fokus auf die entsprechend relevanten Punkte. Anschliessend wird die Organisation (OK) mit allen relevanten Ressorts und Ansprechpartnern beschrieben. Ebenfalls in diesen Abschnitt gehört die Definition des Krisen- oder Notfallstabes. In diesem Zusammenhang wird aufgezeigt, wer im Ereignisfall wo zusammenkommt und wie der Prozess der Entschlussfassung verlaufen soll.

Gefährdungsanalyse und abgeleitete Massnahmen

In diesem Abschnitt befassen sich die Verfasser mit möglichen Risiken für die Veranstaltung. Zur Vereinfachung bietet sich an, die Risiken in verschiedene Kategorien einzuteilen. Hier findet man in der Praxis verschiedenste Herangehensweisen. Ein Beispiel ist die Aufteilung der Risiken in die Bereiche Safety (unabsichtlich herbeigeführte Ereignisse) und Security (absichtlich herbeigeführte Ereignisse). Eine weitere Variante stellt die Kategorisierung der Risiken in die Felder «Technik», «Organisation», «Mensch» und «Umwelt» (TOP+) dar. Für welche Form der Strukturierung sich die Verfasser auch entscheiden, wichtig ist nur das Erarbeiten einer möglichst umfassenden Analyse. Jedes Risiko, welches bereits in einer Planungsphase erkannt wird, kann auch entsprechend berücksichtigt werden. Sind mögliche Gefahren einmal erkannt, gilt es diese seriös zu beurteilen. Primär geht es dabei um zwei Faktoren: Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit und wie würde sich im Ereignisfall das Schadensausmass darstellen? Optimalerweise überträgt man diese Daten in eine Risiko-Matrix. Diese unterstützt die Verfasser bei der Beurteilung und gibt einen Rückschluss darauf, ob ein Risiko akzeptabel ist ,risikominimierende Massnahmen ergriffen werden müssen oder ob Risiken beispielsweise durch Versicherungen etc. übertragen sind.

Ist ein Risiko erkannt, gilt es Massnahmen zu ergreifen, um entweder die Eintrittswahrscheinlichkeit oder das zu erwartende Schadensausmass zu reduzieren. Entsprechende Massnahmen können vielseitig ausfallen. Sei es die Bereitstellung von Löschmitteln, das Aufgebot eines Sanitätsdienstleisters oder der Einsatz von Sicherheitspersonal. Bauliche Massnahmen oder der Beizug eines Meteo-Dienstleisters sind weitere Mittel zur Reduktion möglicher Gefahrenpotenziale.

Eventualplanung

Um schwerwiegende Risiken im Ereignisfall besser zu bewältigen, wird mit vorbehaltenen Entschlüssen gearbeitet. Diese sind nichts anderes als vordefinierte Prozesse, welche im Falle eines Ereignisses zur Anwendung gelangen. Vorbehaltene Entschlüsse beschreiben Bedingungen, welche zur Auslösung des entsprechenden Eventualplans führen und zeigen strukturierte Ablaufpläne im Ereignisfall (wer redet mit wem und was ist zu tun) auf. Optimalerweise in Form einer Checkliste.

Kommunikationskonzept

In diesem Abschnitt beschreiben die Verfasser die angedachte Form der Kommunikation während der Veranstaltungsphase. Wer kommuniziert mit wem, über welchen Kanal mit welchen Mitteln. Eine aktive Kommunikation muss auch mit Besuchern und Medien erfolgen. Die Organisation beschreibt auch für diese beiden Anspruchsgruppen die entsprechenden Kanäle und Mittel. Insbesondere im Ereignisfall gilt es gewisse Grundsätze einzuhalten, welche ebenfalls in einem Sicherheitskonzept beschrieben werden.

Anhänge

In diesem Abschnitt werden Organigramme, Verbindungslisten, Lagepläne, und vieles mehr angefügt. Sie dienen oft als notwendige Ergänzungen zu vorab beschriebenen Inhalten.

Und wo liegt nun der nachhaltige Mehrwert?

Ein besseres Gefühl

Wer eine Veranstaltung organisiert, geht verschiedenste Risiken ein. Neben der wirtschaftlichen Perspektive sind auch Haftungsfragen nicht zu unterschätzen. Stellen Sie sich vor, an einem Event kommt es zu hohem Sach- oder gar Personenschaden. Neben juristischen Fragestellungen steht nun auch Ihr Ruf oder der Ruf Ihrer Firma auf dem Spiel.

Haben Sich sich aber vorab Gedanken gemacht, seriös geplant und notwendige Massnahmen ergriffen, lässt sich der finanzielle und auch emotionale Schaden erheblich reduzieren und es lässt sich besser schlafen.

Das Besuchererlebnis optimieren

Besucher mit einem gutem Sicherheitsgefühl sind zufriedene Kunden. Diese werden länger an einer Veranstaltung verweilen und somit auch für Umsatz bei den Organisatoren führen. Gleichzeitig erzählen die Gäste auch in ihrem Umfeld von diesem positiven Erlebnis, was nachhaltig zu höheren Besucherzahlen führt. In diesem Sinne ist die Sicherheitskonzeption ein gewichtiger Bestandteil einer nachhaltigen Veranstaltung und einem positiven Besuchererlebnis.

Sie sind noch nicht überzeugt?

Treten Sie mit unseren Experten in Kontakt. Gerne erläutern Ihnen im persönlichen Gespräch weitere Vorteile einer nachhaltigen Sicherheitskonzeption. Wir freuen uns auf den unverbindlichen Austausch mit Ihnen.

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